Rosnące koszty życia sprawiają, że konsumenci szukają oszczędności. Z badań Salsify z 2025 roku wynika, że 2 na 3 osoby rzadziej kupują produkty niebędące artykułami pierwszej potrzeby, z kolei 52 proc. stawia na tańsze alternatywy [1]. Zmiany te umacniają presję marży, w związku z czym sieci handlowe próbują znaleźć sposoby na zachowanie rentowności. Zwiększenie budżetów na marketing, rozwój omnichannel czy inwestycje w zaawansowane platformy CRM nie zawsze okazują się jednak skuteczne. Przyczyną jest brak standaryzacji podstawowych procesów tj. standaryzacja POS w retail.
Ewolucja POS. Od prostych urządzeń do platformy sprzedażowej
Wielofunkcyjne platformy sprzedażowe przyniosły sieciom sklepów zupełnie nowe możliwości. Jednak zanim stały się branżowym standardem, detaliści musieli korzystać z mniej zaawansowanych rozwiązań. W 1879 roku w sklepach pojawiły się pierwsze kasy mechaniczne. Ich funkcje ograniczały się do wspierania bieżącej pracy sprzedawców i ochrony przed kasjerskimi oszustwami. Bardziej zaawansowane systemy POS służyły przez wiele lat głównie do drukowania paragonów. Zmiana nastąpiła w latach 80. i 90., kiedy urządzenia zyskały nowe funkcjonalności (np. skanery kodów) i umożliwiały integrację z systemem magazynowym czy rozwiązaniami obsługującymi płatności bezgotówkowe.
Dziś system POS jest częścią zaawansowanej platformy sprzedażowej, której możliwości wykraczają daleko poza standardowe procesy sprzedażowe. Do jej najważniejszych funkcji należą:
- centralizacja sprzedaży omnichannel,
- kontrola stanu magazynowego w czasie rzeczywistym,
- obsługa płatności, zwrotów i reklamacji we wszystkich kanałach sprzedaży,
- widok klienta 360° – dostęp do pełnej historii klienta, obejmującej zakupy w sklepach stacjonarnych i internetowych,
- analityka i prognozy na podstawie danych o sprzedaży,
- automatyzacja raportowania i kontroli zgodności z przepisami,
- kontrola fraudów kasjerskich i anomalii (logi, uprawnienia, alerty).
Główne źródła strat finansowych związanych z POS
Szeroki zakres funkcjonalności platformy sprzedażowej POS jest dla detalistów dużą szansą, jednak nie zawsze przynosi oczekiwane efekty finansowe. Przyczyna? Brak standaryzacji podstawowych procesów i operacji. Jakie błędy w największym stopniu ograniczają przychody sieci sklepów?
1. Zwroty i fraudy
Badania przeprowadzone na rynku amerykańskim pokazują ogromną skalę zwrotów w handlu detalicznym: tylko w 2025 roku ich łączna wartość osiągnie 849,9 mld złotych [2]. Według polskiego prawa konsumenci mają prawo do zwrócenia produktu zakupionego przez Internet bez podania przyczyny w ciągu 14 dni. W przypadku sklepów stacjonarnych kwestia ta jest zależy od woli detalistów. Część z nich decyduje się na wprowadzenie takiej zasady, by przyciągnąć i utrzymać klientów.
Wyzwaniem z tym związanym jest odróżnienie zwykłego zwrotu od fraudu, czyli próby oszukania sprzedawcy w celu odzyskania pieniędzy. Przykładowo: niektórzy klienci starają się zwrócić nieoryginalny towar lub produkt, który wcześniej uszkodzili. Skala tego problemu wbrew pozorom nie jest mała. W Stanach Zjednoczonych co dziesiąty zwrot okazuje się fraudem, a 45 proc. konsumentów nie widzi nic złego w naginaniu zasad podczas oddawania produktu do sklepu [2]. W takich sytuacji pomocny okazuje się system POS, który ułatwia zarządzanie tym procesem. Rozwiązanie pozwala kontrolować warunki zwrotów, a także klasyfikować je pod względem typu, powodu czy powiązania z klientem. Standaryzacja tych procesów pozwala odróżnić zwykły zwrot od fraudu.
2. Brak aktualnych informacji o stanach magazynowych
Istotnym powodem strat finansowych jest także chaos informacyjny dotyczący stanów magazynowych. Przestarzałe systemy wykorzystywane w sieciach sklepów nie radzą sobie z aktualizacją tych danych. Dzieje się tak zwłaszcza wtedy, gdy sprzedaż prowadzona jest w wielu kanałach, które gromadzą informacje o sprzedaży w osobnych bazach. Brak centralizacji tego procesu prowadzi do sytuacji, w której ilość towaru widoczna w systemie nie zgadza się z rzeczywistym stanem w magazynie. Gdy jest za duża, sprzedawcy mogą zrezygnować z zamówień, co w praktyce oznacza niedobory na sklepowych półkach. W przeciwnym przypadku mamy do czynienia z nadwyżkami, które stwarzają problemy z przechowywaniem towaru.
Problem błędnych informacji o stanach magazynowych obrazują badania przeprowadzone przez ECR Retail Loss przeprowadzone na siedmiu amerykańskich detalistów. Analiza około miliona SKU (unikalnych kodów kreskowych nadawanych produktom i służącym do zarządzania nimi w magazynie) wykazała, że w 60 proc. z nich zapisane były błędne stany magazynowe. Ich skorygowanie spowodowało wzrost sprzedaży średnio o niespełna 6 proc. – bez dodatkowych działań marketingowych [3].
3. Wyciek przychodów przez chaos w procesach
W przypadku największych sieci sklepów straty są często spowodowane tzw. revenue leakage, czyli powolnym wyciekiem przychodów spowodowanym brakiem optymalizacji procesów. Pojedyncze takie sytuacje nie odbijają się znacząco na budżecie, jednak ich suma już tak. Według szacunków dyrektorów działów ryzyka (CRO) w branży retail zjawisko revenue leakage może odpowiadać za utratę nawet 16 proc. przychodów. Z kolei liderzy działów odpowiedzialnych za strategie i procesy prowadzące do zwiększenia przychodów uważają, że odsetek ten wynosi nawet 21 proc. [4]. Sytuacja ta jest spowodowana m.in. niewłaściwie naliczonymi rabatami, błędami bilingowymi, pomyłkami w fakturach czy utratą kontroli nad terminowymi kontraktami.
4. Problemy w obszarze operacji
Chaos w procesach platformy sprzedażowej i systemu POS przekłada się na wszystkie aspekty działalności sieci sklepów. Marketing, finanse czy logistyka bazują na niepełnych danych, co prowadzi do podejmowania nietrafionych decyzji biznesowych. Firmy z branży retail stoją więc przed wyzwaniem wdrożenia kompleksowym zmian. Badania pokazują, że są one skuteczniejsze niż optymalizacja pojedynczych procesów. Usprawnienia w poszczególnych funkcjach prowadzą do ograniczenia kosztów o 5-10 proc., podczas gdy transformacja end-to-end – o 10-15 proc. [5].
Rozwiązanie? Nowoczesna platforma sprzedażowa
Głównym powodem utraty przychodów jest brak optymalizacji procesów i operacji systemów POS i platform sprzedażowych. Nowoczesna technologia pomaga w ograniczeniu jego skutków. Integracja systemów i wymiana informacji między nimi w czasie rzeczywistym redukuje ryzyko podejmowania decyzji biznesowych na bazie błędnych danych. Z kolei dzięki systemowi POS sprzedawcy zyskują narzędzie, które odciąża ich w realizacji żmudnych, uciążliwych zadań, co usprawnia sprzedaż i obsługę klienta.
W jaki sposób cele te pozwala osiągnąć platforma sprzedażowa iXpos? Odpowiedzią są zaawansowane funkcjonalności:
- Automatyzacja procesów logistycznych – system do zarządzania sprzedażą w sieciach sklepów pozwala na automatyczną kontrolę stanów magazynowych, a także prognozuje przyszłe braki na podstawie danych historycznych, sezonowości czy aktualnych trendów w branży.
- Kompleksowa integracja systemowa – iXpos może być zintegrowany z zewnętrznymi rozwiązaniami do zarządzania procesami biznesowymi i logistycznymi, a także platformami e-commerce i m-commerce. Wymianę danych między nimi zapewnia technologia RabbitMQ. W efekcie informacje w całym ekosystemie IT są spójne, co ogranicza ryzyko strat związanych z chaosem w magazynie lub podczas sprzedaży.
- Jednolita obsługa wielokanałowa – synchronizacja informacji o kliencie (w tym historii zakupowej, programie lojalnościowym czy zwrotach) zapewnia spójne doświadczenia i chroni przed fraudami klienckimi.
- Gotowość pod Business Intelligence (BI) i sztuczną inteligencję (AI) – iXpos umożliwia wdrożenie w sieciach sklepów rozbudowanej, zautomatyzowanej analityki, obejmującej najważniejsze czynniki biznesowe i alerty o anomaliach. Z jednej strony zapewniają ją moduły analityczne dostępne w rozwiązaniu, z drugiej – możliwość integracji z zewnętrznymi rozwiązaniami BI/AI.
O tym, jak stopniowo przeprowadzić transformację umożliwiającą osiągnięcie tych celów, pisaliśmy w innych artykule na naszym blogu: Omnichannel w retailu - okiem praktyka.
POS skutecznym narzędziem w ograniczeniu kosztów
Odsetek liderów technologicznych z branży retail, którzy zauważyli, że nowoczesne rozwiązania przełożyły się na wzrost rentowności ich firm, wzrósł o 36 punktów procentowych w porównaniu do roku ubiegłego [6]. Dane te pokazują, że nowoczesny system POS, będący częścią rozbudowanej platformy sprzedażowej, jest skutecznym sposobem w ograniczaniu strat i zwiększaniu przychodów sieci sklepów. Stanowi także najlepszą metodę ograniczenia presji marży, która od kilku lat jest głównym wyzwaniem firm z branży retail.
Źródła:
[1] Salsify, 2025, Consumer Research. Meet Every Shopper, Every Channel, Every Moment
[2] National Retail Federation, 2025 Retail Returns Landscape
[3] ECR Retail Loss, Measuring the Sales Impact of Improving Inventory Records
[4] Clari, 2024, The 2024 State of Revenue Leak
[5] McKinsey, Deconstructing silos to discover savings: The end-to-end excellence playbook for retailers
[6] KPMG global tech report: Consumer and retail insights, 2025
